Jag söker information för:

Kriskommunikation

I den här intervjun får du ta del av kommunikationens roll vid en kris och kommunens arbete under corona/covid-19.

Karin Dickens, kommunikationsstrateg på Ale kommun. Foto: Jonas Termén

Intervju om kommunens kriskommunikation

Karin Dickens, kommunikationsstrateg på Ale kommun, leder kommunens kriskommunikationsarbete och delar i den här intervjun med sig av hur arbetet med kommunens kriskommunikation går till.

Hur ser det allmänna läget ut för kriskommunikationen just nu?

- Just nu är vi en fas av löpande kommunikationsarbete, håller koll på vad som händer och vad våra medarbetare behöver veta. Det är en lugnare situation, både inom organisationen, såväl som i kommunen. Men det gäller fortfarande att hålla i kommunikationen, upprepa budskap och fortsätta att ge tydlig information, då smittspridningen inte är över.

Vad har kommunen för kommunikationsansvar vid en kris?

- Vi har egentligen två uppgifter: kommunicera hur detta påverkar oss som kommun och våra verksamheter, samt att vara en kommunikationskanal för centrala myndigheter, som Folkhälsomyndigheten och staten. Framgången i krisarbetet ligger i att kommunikatörer är närvarande och insatta i krisledningsarbetet redan från start.

Vad har du för erfarenhet av kriskommunikation?

- Jag har arbetat med kommunikation i över 20 år, varav de senaste 12 åren i Ale kommun. Arbetat med tre skogsbränder, två i Ale och hade även möjlighet att vara med under en hektisk vecka i krisstaben för kommunikation vid den stora skogsbranden i Ljusdal 2018. Då som utlånad kommunikatör från länsstyrelsen, säger Karin, som har flera lärande exempel därifrån. Historier som hon gärna berättar i de föreläsningar och utbildningar som hon medverkar i både i länsstyrelsens regi, samt internt i Ale kommun.

- I övrigt finns det många mindre händelser i det ordinarie arbetet som inte kan betecknas som kriser som berör många, men där ändå behov av stöd vid intern kommunikation, rådgivning vid extern granskning eller ett chefsstöd i någon specifik fråga behövs.

Ett kommunikationsarbete där det ofta måste gå snabbt och det är en viktig förutsättning att förstå kommunens uppdrag, men framförallt vad medborgarna kan förvänta sig att få veta. - Vi arbetar alltid för kommuninvånarna, framhäver Karin.

Hur ser en vanlig arbetsdag ut för dig?

- Sedan mars har vi börjat varje dag med stabsmöten klockan 8.00. De mötena handlar främst om operativa frågor och om vad som hänt sedan dagen före. Samt även frågor och avstämning kring exempelvis våra leveranser, hur agerar vi när beställda munskydd fortfarande är kvar hos leverantör i Kina?

Min roll fokuserar på kommunikationen och de konsekvenser och reaktioner som eventuellt uppstått eller kan tänkas komma. Under den rådande corona-pandemin är en viktig fråga: Hur kan vi kommunicera så det inte väcker onödig oro eller skapar missförstånd?

Varje dag klockan 14.00 har Folkhälsomyndigheten presskonferens, i förekommande fall har även regering och/eller länsstyrelsen haft information på förmiddagen. Utifrån detta bestäms vilka budskap som ska upprepas, förtydligas eller om det är någon ny information som behöver vidare intern eller externt. - Man säga att det är på eftermiddagen det handgripliga kommunikationsarbetet börjar, säger Karin.

Vilka kommunikationskanaler används?

För att nå ut brett använder vi oss huvudsakligen av fyra olika kanaler. Kanalerna är riktade till olika grupper och används därför på olika sätt. Ale kommuns medarbetare får information via vårt intranät medan alla vårdnadshavare i kommunen får information via e-post och skolans digitala lärpoprtal (Unikum). Vår webbplats, ale.se, är navet i all vår kommunikation och där ska man även kunna söka och hitta information i efterhand. Det är även där vi har samlat de vanligaste frågorna i en FAQ (frågor och svar). Facebook däremot är en kanal som behöver vara aktuell i stunden med uppdaterad information här och nu. Via Facebook når vi ut till många invånare snabbt och därför är Facebook en viktig kanal vid kriskommunikation.

Vilka krav ställs på kommunikationen till våra invånare?

- Alla lagar som styr vad kommunen ska göra innehåller också krav på att vi ska kommunicera och ge information till invånarna. Vad gör vi som kommun och vad har man rätt att få av oss? Kommunikationen ska sedan ske på mottagarens villkor och på ett sätt som mottagaren förstår - en viktig rättighet som medborgarna har.

Vilket ansvar kommunen har, vilka rättigheter du har som invånare och hur man kan utnyttja sina demokratiska rättigheter för att kunna vara med och påverka. Det är egentligen inga skillnader i krislägen som nu, det är bara budskapen som är annorlunda, säger Karin. - Det handlar alltid om att ge invånarna bästa möjliga förutsättningar för att kunna nyttja sin rättigheter och förstå sina skyldigheter.

Vilka är de tre viktigaste delarna att ha på plats vid en kris?

- För det första, basen är att vi har ett kriskommunikationsarbete som bygger på samma metod som vårt vanliga arbete på kommunikationsavdelningen. En väl upparbetad kommunikationsväg till de man måste nå är också grundläggande för framgång. Den tredje delen är viljan till öppenhet från både politiken och högsta ledningen. Organisationen har professionell kompetens och gör i allmänhet rätt saker. Tillsammans kan vi skapa största möjliga trygghet genom en rak och tydlig kommunikation.

Vad är det roligaste med ditt arbete?

- Att ta fram texter eller bildsättningar som formulerar viktiga saker på ett bra och enkelt sätt, exempelvis håll avstånd med ”en rejäl viking”. Helt enkelt att vi når ut med det folk vill veta. Det är skitkul när allmänheten hör av sig och ger beröm för att vi kommunicerar bra, ett härligt kvitto, säger Karin glatt.